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Al momento de administrar una copropiedad es indispensable el manejo de la información y el mantenimiento de datos. Por eso, para hacer uso de información personal, es importante contar con una autorización y una política de privacidad, con el objetivo de dar un buen manejo de los datos que son suministrados.

Primero es importante resaltar que la Ley 1581 de 2012 define que: “Es necesario el consentimiento previo, expreso e informado del titular”, es decir, es indispensable que la persona dueña de la información apruebe y conozca cómo será utilizada. Y por otra parte es necesario realizar un registro de todas las personas que conforman la copropiedad para que pueda haber una buena comunicación entre el administrador de la propiedad horizontal, los residentes y colaboradores. Los datos que suelen solicitarse son: El nombre de cada propietario, número de cédula o identificación, número de contacto, correo electrónico y en algunas ocasiones certificaciones laborales o de estudio. 

A continuación mencionaremos los procedimientos que se pueden utilizar al momento de solicitar la autorización los datos de residentes o colaboradores y algunas herramientas para proporcionar a la copropiedad la seguridad de que la administración y tratamiento de la información se está realizando de la mejor manera:

Autorización de los datos personales: Lo primero que se debe hacer es un documento donde se especifique el por qué y para qué se necesita la información solicitada, es recomendable ser muy específico sobre que se van a utilizar esos datos. Después de realizar dicho documento se pueden utilizar diferentes alternativas para recibir la aprobación por parte de residentes o colaboradores: 

• Por escrito: La persona que suministra los datos debe firmar el documento realizado y se debe realizar una copia del documento en caso de querer ser verificado por parte del residente o colaborador.

• De forma oral: Al momento de requerir los datos, el administrador puede comunicar a la persona las razones de por qué necesita la información y así recibir la información de forma verbal, sin embargo, al no haber un soporte físico no es muy recomendable. 
• Virtualmente: Una opción muy viable que optimizará tiempo es subir el documento de autorización a la página web de la copropiedad si cuenta con una, para que de esta forma cada persona pueda aprobar la autorización y política de privacidad dando clic en aceptar y proporcionar todos sus datos para realizar la verificación de la información a través de formulario digital autorizado por el conjunto para su manejo a través del correo electrónico: contacto@miaphsas.info o a través de nuestra página web, acogiéndose a la política aquí registrada.

De conformidad con lo definido por la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Circular Externa 002 de 2015 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, se implementa la política interna de manejo de la información por la empresa de Administración de Propiedad Horizontal, MANEJO INTEGRAL ADMINISTRATIVO PH SAS (Sigla MIA PH SAS) y las demás normas concordantes, a través de las cuales se establecen disposiciones generales en materia de hábeas data y se regula el tratamiento de la información que contenga datos personales. Por lo cual, dada la autorización de manera libre, voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca, usted está permitiendo a MIA PH SAS:

Que en los términos legalmente establecidos realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y en general, el tratamiento de los datos personales que ha procedido a entregar o que entregará, en virtud de las relaciones legales, contractuales, comerciales y/o de cualquier otra que surja, en desarrollo y ejecución de los fines descritos en el presente documento.

Dicha autorización para adelantar el tratamiento de datos personales, se extiende durante la totalidad del tiempo en el que pueda llegar consolidarse un vínculo o este persista por cualquier circunstancia con la empresa y con posterioridad al finiquito del mismo, siempre que tal tratamiento se encuentre relacionado con las finalidades para las cuales los datos personales, fueron inicialmente suministrados.
En ese sentido, declara conocer que los datos personales objeto de tratamiento, serán utilizados específicamente para las finalidades derivadas del desarrollo y el bienestar por las que fueron inicialmente suministrados.

De igual forma, declara que ha sido informado y conoce los derechos que el ordenamiento legal y la jurisprudencia, conceden al titular de los datos personales y que incluyen entre otras prerrogativas las que a continuación se relacionan: (I) Conocer, actualizar y rectificar datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; (II) solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento; (III) ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a mis datos personales; (IV) presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales; (V) revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, (VI) acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Finalmente, manifiesta conocer que en los casos en que requiera ejercer los derechos anteriormente mencionados, la solicitud respectiva podrá ser elevada a través de los mecanismos dispuestos para tal fin, correspondiendo a los siguientes: 

• I) Página web:www.miaphsas.com.co
• II) Teléfono: 3118533582-3115022939. 
• III) Correo electrónico: gerencia@miaphsas.com.co.